De meest efficiënte, gebruiksvriendelijke en betaalbare oplossing van digitaal documentenbeheer

Simpel documenten archiveren met ‘drag-and-drop’

'Drag-and-drop' alle soorten documenten simpel naar de interface om ze automatisch te categoriseren, indexeren en beveiligen. Zo werkt SMARTdoc bijvoorbeeld met:

  • Office: Word, Excel, PowerPoint
  • E-mail
  • PDF
  • Open Office
  • Afbeeldingen
  • Muziek
  • Videoclips
  • Facturen
  • Rapportages
  • Brochures
  • Leveringsbonnen
  • Scans
  • TXT
  • Faxen

Indexeer documenten volledig naar uw wensen

Door de automatische herkenning en indexering van documenten is archivering een fluitje van een cent. SMARTdoc vult de database met documenten, maar slaat deze tegelijkertijd ook op in een aantal andere “vormen”. Zo worden de documenten geïndexeerd op:

  • Categorieën
  • Sleutelwoorden
  • Bestandsnamen
  • Archiefdata
  • ERP- en CRM-kenmerken
  • Document levenscyclus informatie
  • Workflow en audit informatie
  • Log kenmerken
  • Op voorhand gedefinieerde templates

Creeër workflows en accoderingsprocessen

Met SMARTdoc kunt u zelf workflows opzetten en 'business rules' instellen. Documenten kunnen zo automatisch worden herkend en naar de gebruikers of gebruikersgroepen worden toegestuurd ter controle, aanvulling of goedkeuring. Acties op een document kunnen vervolgens andere acties starten. Alle acties op documenten worden gelogd in de database. Zo creëert u niet alleen een makkelijke en gebruiksvriendelijke documentomgeving voor uw medewerkers, maar houdt u tevens een oogje in het zeil.

Met SMARTdoc kunt u:

  • documenten plaatsen in de SMARTdoc takenlijst van een gebruiker
  • documenten voorzien van uw commentaar met volledige annotatie functies zoals u gewend bent van PDF-editors
  • documenten ter accordering beschikbaar stellen aan andere gebruikers of afdelingen
  • documenten naar uw ERP, CRM of andere applicatie zenden

Razendsnel documenten terugvinden

Doorzoek de volledige inhoud en indexering van alle documenten. Met SMARTdoc kan:

  • de accountant zoeken naar een factuurnummer
  • de verkoper zoeken naar een bedrijfsnaam
  • de marketeer zoeken naar een product
  • de CFO zoeken naar financiële cijfers
  • de analist zoeken op rapporten

Filter alles op tijd en datum, bestandsextensies en templates.

Koppel SMARTdoc met uw applicaties

Via webservice en XML is elke integratie mogelijk

 

Archiveer direct vanuit Outlook, Word, Excel of Powerpoint

Webinar 'Archiveren, raadplegen en facturen verwerken'

Een gratis online presentatie die u vanaf uw werkplek of thuis kunt volgen. Tijdens dit webinar informeren we u over alle mogelijkheden van digitaal documentenbeheer. Gedurende de presentatie zal worden verduidelijkt hoe het archiveren en raadplegen van documenten en automatische factuurverwerking bijdraagt aan het kosteneffectief en volledig compliant maken van uw bedrijfsprocessen. Dit doen we aan de hand van enkele praktijkvoorbeelden.

Aan bod komt:

  • De eenvoud van SMARTdoc d.m.v. drag-and-drop
  • E-mail archivering en office-plugin
  • Hoe met digitale factuurontvangst het herkennen en indexeren van documenten en facturen kan worden geautomatiseerd.

Tijdens het webinar is er gelegenheid om vragen te stellen via de chat. Verschillende collega’s staan klaar om u direct van een antwoord te voorzien.

Registreer nu

Prijzen

€ 39,95

per maand / per gebruiker

SMARTdoc™ Go

  • Drag-and-drop archivering
  • Archiveren in batch
  • Preview van documenten bij toevoegen en zoeken
  • Index(en) toevoegen
  • Automatisch index(en) vullen
  • Automatisch index(en) vullen middels calculaties
  • Geavanceerd zoeken
  • Exporteer documenten naar diverse locaties
  • E-mail en print direct vanuit SMARTdoc™

€ 49,95

per maand / per gebruiker

SMARTdoc™ Flex

  • Alle functionaliteiten van Go inclusief:
  • Creëer XML templates
  • Creëer workflows
  • Exporteer documenten met index informatie
  • Gebruikersrollen en autorisaties
  • Automatisch splitsen van gescande documenten
  • Tekenen, schrijven en annoteren op documenten
  • Microsoft Office connector
  •  

€ 79,95

per maand / per gebruiker

SMARTdoc™ Connect

  • Alle functionaliteiten van Go en Flex, inclusief:
  • Maatwerk integratie met uw systemen

Contact / Demo

Heeft u vragen, opmerkingen of wilt u een demo inplannen? Neem dan contact met ons op via het contactfomulier of onze contactgegevens.

SMARTdoc.nl is onderdeel van Xtandit B.V. Xtandit is de grootste onafhankelijke Xerox partner in Europa. In 25 jaar heeft Xtandit zich ontwikkeld van leverancier van kopieermachines tot business partner, gespecialiseerd in het optimaliseren van documentprocessen en het beheren van een breed scala aan printomgevingen.

Xtandit B.V.
Oostzee 2
3448CH Woerden
0348-485800
www.xtandit.nl